Bij Mondzorg Oost willen we daarom gebruikmaken van PLAUD, een AI-ondersteunde toepassing die een patiëntgesprek tijdelijk kan opnemen en vervolgens kan helpen bij het maken van een schriftelijk gespreksverslag.
Maar alleen onder duidelijke voorwaarden.
Jouw toestemming, privacy en medische vertrouwelijkheid staan daarbij voorop. En uiteindelijk bepaalt altijd de behandelaar wat er in jouw dossier terechtkomt — niet de AI.
Het helpt ons alleen bij één taak:
zorgvuldig vastleggen wat tijdens het gesprek relevant is besproken.
Goede tandheelkunde begint met goed luisteren. Tijdens een gesprek willen we liever naar jou kijken dan voortdurend achter een computerscherm typen. AI-ondersteunde verslaglegging kan daarbij helpen.
Het doel is:
Technologie heeft voor ons alleen waarde wanneer de zorg er beter van wordt.
PLAUD is daarom geen vervanging van persoonlijk contact, maar juist bedoeld om daar meer ruimte voor te creëren.
Nee.
Wanneer wij PLAUD gebruiken om een gesprek op te nemen, vertellen we dat vooraf.
Voor de geluidsopname vragen we jouw toestemming.
Wil je niet dat het gesprek wordt opgenomen?
Dan gebeurt dat niet.
Je beslissing heeft geen negatieve gevolgen voor je behandeling. De tandarts maakt het verslag dan op de gebruikelijke manier.
Ook tijdens het gesprek kun je aangeven dat je de opname wilt stoppen.
Een gesprek in de behandelkamer kan gezondheidsinformatie bevatten. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming verdienen. Een geluidsopname daarvan is daarom niet iets wat we vanzelfsprekend mogen maken.
We willen dat je vooraf begrijpt:
Pas daarna kan het systeem worden gebruikt.
De geluidsopname is voor ons geen onderdeel van het patiëntendossier dat we jarenlang willen bewaren.
De opname heeft een tijdelijk doel:
het maken van een zorgvuldig conceptverslag.
Nadat het relevante verslag is gemaakt en gecontroleerd, wordt de opname volgens onze privacyprocedure verwijderd.
In het patiëntendossier bewaren we het door de behandelaar gecontroleerde verslag en niet onnodig het oorspronkelijke gesprek.
Dat sluit aan bij een belangrijk privacyprincipe:
bewaar niet méér gegevens dan noodzakelijk is voor goede zorg.
Ja.
En daarom vertrouwen we nooit blind op een automatisch gegenereerd verslag.
Een AI-systeem kan bijvoorbeeld:
Daarom geldt bij Mondzorg Oost:
AI maakt een concept. De behandelaar maakt het dossier.
Voordat informatie definitief in het patiëntendossier komt, beoordeelt de behandelaar het verslag en vult of corrigeert het waar nodig.
Ook wanneer AI wordt gebruikt, verandert de professionele verantwoordelijkheid van je behandelaar niet.
De tandarts blijft verantwoordelijk voor:
PLAUD stelt dus geen diagnose.
PLAUD bepaalt niet welke behandeling je krijgt.
PLAUD beslist niet wat medisch noodzakelijk is.
Dat blijft mensenwerk.
Nee.
Een goed medisch dossier is geen woordelijk verslag van ieder gesprek.
Alleen informatie die relevant is voor goede zorg en continuïteit van behandeling hoort in het patiëntendossier.
Je kunt tijdens een gesprek bijvoorbeeld ook vertellen over je vakantie, werk of iets persoonlijks dat geen betekenis heeft voor je behandeling.
Dat hoeft uiteraard niet allemaal in je dossier terecht te komen.
De behandelaar beoordeelt daarom welke informatie medisch en tandheelkundig relevant is.
Dan corrigeert de behandelaar het.
AI hoort alleen wat wordt uitgesproken en kent niet automatisch alle context van een patiënt.
Daarnaast communiceert een mens voor een groot deel non-verbaal.
Een gezichtsuitdrukking, twijfel, angst of lichamelijke reactie kan bijvoorbeeld belangrijke informatie geven die niet letterlijk wordt uitgesproken.
Wanneer dat relevant is voor goede zorg, kan de behandelaar dit zelf aan het verslag toevoegen.
Bij het inzetten van AI voor medische verslaglegging gelden voor ons dezelfde strenge uitgangspunten als bij andere medische gegevens.
Dat betekent onder andere dat we kijken naar:
Wij willen de toepassing pas gebruiken wanneer deze voorwaarden binnen onze organisatie goed zijn ingericht.
Een mooie AI-functie is voor ons nooit voldoende reden om concessies te doen aan medische privacy.
Ons uitgangspunt is:
patiëntgesprekken mogen niet zomaar worden gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.
Bij het contracteren en configureren van een AI-dienst letten we daarom expliciet op het doel waarvoor gegevens worden verwerkt en welke rechten een leverancier met betrekking tot die gegevens heeft.
Medische informatie die voor verslaglegging wordt verwerkt hoort uitsluitend voor dat afgesproken zorgdoel te worden gebruikt.
Ook dat is een belangrijk aandachtspunt.
Bij clouddiensten kan informatie technisch via servers van externe leveranciers worden verwerkt.
Daarom beoordelen we onder andere:
PLAUD biedt Europese gegevensopslag en zakelijke mogelijkheden voor data residency en gegevensverwerking.
Maar dat betekent niet dat wij alleen op een marketingclaim van een leverancier vertrouwen.
Wij blijven als zorgorganisatie zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige inrichting.
Softwareleveranciers gebruiken regelmatig termen als:
Dat zijn nuttige beveiligingskenmerken.
Maar voor gebruik binnen de Nederlandse gezondheidszorg kijken we verder.
Ook zaken als:
moeten goed geregeld zijn.
Veilige software is dus één onderdeel. Veilig gebruik is minstens zo belangrijk.
Wanneer jouw behandelaar PLAUD wil gebruiken, kan het gesprek bijvoorbeeld beginnen met:
“Ik gebruik bij sommige gesprekken een beveiligde AI-toepassing die mij helpt om een goed verslag te maken. Hiervoor wordt het gesprek tijdelijk opgenomen. Vind je het goed als ik deze opname gebruik? De opname wordt na verwerking verwijderd en ik controleer zelf het verslag voordat het in je dossier komt.”
Zeg je ja?
Dan kan de opname worden gestart.
Zeg je nee?
Dan gaat het consult gewoon verder zonder opname.
Zo eenvoudig willen we het houden.
Bij minderjarige patiënten gelden aanvullende regels rondom informatie en toestemming.
Welke toestemming nodig is, hangt onder andere af van de leeftijd van het kind.
Daarom passen we het gebruik van opname en AI-verslaglegging bij minderjarigen aan de wettelijke regels rond toestemming aan.
Daarnaast leggen we het ook aan het kind zelf uit op een manier die past bij de leeftijd en het begripsniveau.
Soms zit tijdens een behandeling bijvoorbeeld een partner, ouder, begeleider of andere zorgverlener in de kamer.
Ook die persoon kan tijdens een opname hoorbaar zijn.
Daarom houden we ook rekening met de privacy en toestemming van andere aanwezigen voordat een gesprek wordt opgenomen.
Je kunt tijdens het gesprek altijd aangeven dat je niet langer wilt dat de opname doorgaat.
Dan stoppen we de opname.
Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, respecteren we uiteraard ook de privacyrechten die daarbij horen.
Het medische dossier zelf kent andere wettelijke regels: relevante informatie die noodzakelijk is voor goede zorg kan onderdeel blijven van het patiëntendossier.
Het doel is niet om een archief met geluidsopnamen aan te leggen.
Wat we uiteindelijk willen bewaren is hetzelfde als bij een traditioneel consult:
een zorgvuldig en relevant medisch verslag.
Daarin kan bijvoorbeeld staan:
Niet meer dan noodzakelijk.
Maar ook niet minder dan nodig voor goede zorg.
Digitalisering gaat snel.
AI kan artsen en tandartsen helpen bij diagnostiek, administratie, communicatie en verslaglegging.
Maar nieuwe technologie vraagt ook om nieuwe zorgvuldigheid.
Onze houding is daarom niet:
“AI kan het, dus we gebruiken het.”
Maar:
“Kan AI ons helpen betere zorg te leveren én kunnen we dit veilig, transparant en verantwoord organiseren?”
Pas wanneer het antwoord op beide vragen ja is, vinden we toepassing verantwoord.
Binnen Mondzorg Oost willen we AI-verslaglegging daarom alleen inzetten wanneer aan deze uitgangspunten wordt voldaan:
✅ Je weet vooraf dat een opname wordt gemaakt.
✅ We vragen toestemming voor de geluidsopname.
✅ We leggen uit waarvoor de opname wordt gebruikt.
✅ Je mag weigeren zonder gevolgen voor je behandeling.
✅ AI ondersteunt alleen de verslaglegging en neemt geen medische beslissingen.
✅ De behandelaar controleert en autoriseert ieder verslag.
✅ Alleen relevante informatie komt in het patiëntendossier.
✅ De tijdelijke geluidsopname wordt na verwerking verwijderd.
✅ Gegevens worden adequaat beveiligd.
✅ Met leveranciers worden passende privacy- en verwerkersafspraken gemaakt.
✅ We beoordelen waar en door wie gegevens worden verwerkt.
✅ Patiëntinformatie wordt niet voor andere doelen gebruikt zonder geldige grondslag.
✅ Bij kinderen en andere aanwezigen houden we rekening met aanvullende toestemmingsregels.
✅ De zorgverlener blijft altijd eindverantwoordelijk.
Nee. Wanneer een behandelaar AI-verslaglegging gebruikt en daarvoor een geluidsopname nodig is, word je daar vooraf over geïnformeerd en vragen we toestemming.
Nee. Je mag weigeren. Dat heeft geen gevolgen voor de kwaliteit of toegankelijkheid van je behandeling.
Ons uitgangspunt is dat de tijdelijke geluidsopname niet als blijvend onderdeel van het patiëntendossier wordt opgeslagen. Na het maken en controleren van het verslag wordt deze volgens onze procedure verwijderd.
PLAUD kan helpen een concept te maken. De behandelaar controleert, corrigeert en bepaalt wat uiteindelijk in het dossier wordt vastgelegd.
Dat kan. Daarom is menselijke controle een vaste voorwaarde.
Nee. Diagnose en behandeling blijven de verantwoordelijkheid van de tandarts of andere bevoegde zorgverlener.
Onze patiëntinformatie hoort uitsluitend te worden verwerkt voor het afgesproken zorgdoel en niet zonder passende grondslag voor algemene training van AI-modellen.
Dan kun je aangeven dat je wilt dat de opname stopt.
Omdat een goed ingerichte toepassing de behandelaar kan helpen minder tijd aan typen en meer aandacht aan het gesprek met de patiënt te besteden.
Misschien klinkt het paradoxaal:
AI inzetten om de tandarts juist menselijker te laten werken.
Maar dat is uiteindelijk precies onze bedoeling.
Wanneer de behandelaar niet voortdurend hoeft mee te typen, ontstaat meer ruimte om naar je te luisteren, vragen te stellen en naar jou te kijken.
En na het gesprek helpt technologie om gemaakte afspraken zorgvuldig vast te leggen.
Maar daarbij trekken we een duidelijke grens.
AI mag ondersteunen. De patiënt houdt zijn rechten. En de zorgverlener houdt de verantwoordelijkheid.
Dat is hoe wij bij Mondzorg Oost moderne technologie willen gebruiken.
Heb je vragen over het gebruik van PLAUD of AI-verslaglegging tijdens jouw behandeling? Stel ze gerust vóór de opname begint.
We leggen graag uit hoe we ermee omgaan.
Mondzorg Oost – Nijmegen
E-mail: balie@mondzorgoost.nl
Telefoon: 024 – 329 4238
Deze informatie beschrijft onze uitgangspunten voor verantwoord gebruik van AI-ondersteunde verslaglegging. Het gebruik wordt ingericht volgens de geldende privacywetgeving, professionele normen en interne procedures van Mondzorg Oost.
